Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Cloudity sp. z o.o. (dalej „Cloudity”) swoje dane osobowe, w tym uczestników organizowanych przez Cloudity eventów, śniadań biznesowych, naszych kontrahentów i ich pracowników oraz subskrybentów newslettera, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo.
W niniejszej polityce przedstawiamy obowiązujące w Cloudity zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).
Administrator danych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest Cloudity sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-640), ul. Mokotowska 1, posiadająca następujące numery identyfikacyjne NIP: 951-23-79-071, KRS: 000050582, REGON: 147192818. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: contact@cloudity.pl.
Odbiorcą Pani/Pana danych będą podmioty współpracujące z Administratorem, tj. Salesforce.com inc. z siedzibą w San Francisco, Salesforce Tower 415 Mission Street, 3rd Floor, CA 94105.
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
Cloudity to firma z branży IT oferująca wdrożenia rozwiązań Salesforce. Realizując swoje cele biznesowe, Cloudity przetwarza dane osobowe w następujących celach:
Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem. | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat. | Cloudity w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji, kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów. |
Rozpatrywanie skarg i reklamacji. | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. | Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów. |
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. | Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów. |
Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. | - |
Prowadzenie statystyk | Art. 6 ust. 1 lit f RODO Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie dla celów statystycznych. | Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności. |
Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Cloudity i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody). | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów. |
Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne, nie dłużej niż rok. | Administrator, bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. |
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe, przez lat 50, a w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. | Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika. |
Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.
Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną działalnością, Cloudity będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:
Współadministrowanie danymi przez Cloudity
W związku z organizacją przez Cloudity różnego rodzaju eventów tj, śniadania biznesowe, może dojść do sytuacji, w której Cloudity i podmiot współorganizujący dany event (np. Salesforce), będą współadministratorami Państwa danych, o czym zostaną Państwo poinformowani w przesłanej do Państwa klauzuli informacyjnej, o której mowa w art. 13 i 14 RODO.
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Cloudity przysługuje prawo do:
Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO
Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe ?
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Cloudity z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z usług oferowanych przez Cloudity (m.in. szkoleń, wsparcia przy wdrożenia systemów) lub zostać jego pracownikiem/współpracownikiem, muszą Państwo podać swoje dane osobowe. Pani/Pana dane osobowe (w zakresie: imię, nazwisko, telefon, adres e-mail) mogą być udostępnione Cloudity przez podmiot, który dokonał rejestracji Pani/Pana osoby na szkolenie organizowane przez Cloudity.
W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez Cloudity danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.
Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Cloudity sp. z o.o. (dalej „Cloudity”) swoje dane osobowe, w tym uczestników organizowanych przez Cloudity eventów, śniadań biznesowych, naszych kontrahentów i ich pracowników oraz subskrybentów newslettera, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo.
W niniejszej polityce przedstawiamy obowiązujące w Cloudity zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).
Administrator danych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest Cloudity sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-640), ul. Mokotowska 1, posiadająca następujące numery identyfikacyjne NIP: 951-23-79-071, KRS: 000050582, REGON: 147192818. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: contact@cloudity.pl
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
Cloudity to firma z branży IT oferująca wdrożenia rozwiązań Salesforce. Realizując swoje cele biznesowe, Cloudity przetwarza dane osobowe w następujących celach:
Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem. | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat. | Cloudity w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji, kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów. |
Rozpatrywanie skarg i reklamacji. | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. | Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów. |
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. | Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów. |
Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. | - |
Prowadzenie statystyk | Art. 6 ust. 1 lit f RODO Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie dla celów statystycznych. | Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności. |
Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Cloudity i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody). | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów. |
Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne, nie dłużej niż rok. | Administrator, bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. |
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe, przez lat 50, a w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. | Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika. |
Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.
Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną działalnością, Cloudity będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:
Współadministrowanie danymi przez Cloudity
W związku z organizacją przez Cloudity różnego rodzaju eventów tj, śniadania biznesowe, może dojść do sytuacji, w której Cloudity i podmiot współorganizujący dany event (np. Salesforce), będą współadministratorami Państwa danych, o czym zostaną Państwo poinformowani w przesłanej do Państwa klauzuli informacyjnej, o której mowa w art. 13 i 14 RODO.
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Cloudity przysługuje prawo do:
Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO
Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe ?
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Cloudity z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z usług oferowanych przez Cloudity (m.in. szkoleń, wsparcia przy wdrożenia systemów) lub zostać jego pracownikiem/współpracownikiem, muszą Państwo podać swoje dane osobowe. Pani/Pana dane osobowe (w zakresie: imię, nazwisko, telefon, adres e-mail) mogą być udostępnione Cloudity przez podmiot, który dokonał rejestracji Pani/Pana osoby na szkolenie organizowane przez Cloudity.
W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez Cloudity danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.