Optymalizacja CRM. Jak wybrać najlepsze rozwiązanie?

Sprawnie działający CRM to świetne narzędzie pozwalające na poprawę efektywności działania przedsiębiorstwa i zarządzania sprzedażą, mające ostatecznie pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy. Dla osiągnięcia tych efektów, ważna jest optymalizacja CRM pod kątem potrzeb danej organizacji oraz dokładne zrozumienie procesów sprzedażowych przebiegających w firmie. Tak, żeby praca w systemie była dla użytkowników łatwa i efektywna, a raportowanie działań przynosiło wymierne efekty biznesowe. 

 

Zarządzający, bardzo często dążą do minimalizacji kosztu zakupu systemu CRM, wybierając często rozwiązania darmowe, proste i często nie pokrywające się z potrzebami firmy. Błędnym założeniem jest także to, że jeśli jakiegoś procesu nie uda się wprowadzić do logiki działania CRM, to należy zmienić ten proces. Przy takim podejściu, gdy optymalizacja CRM nie została skutecznie przeprowadzona, jego funkcja jest ograniczona do rozbudowanej książki adresowej z kalendarzem, z którego i tak nikt nie korzysta.

 

optymalizacja crm

Pierwszy krok – zbadanie potrzeb

 

Zbadanie potrzeb i opisanie wszystkich związanych ze sprzedażą procesów zachodzących w firmie jest najważniejsze. Począwszy od pozyskania leadów, poprzez proces przekazywania i konwersji aż do podpisania kontraktu. Przegląd wszystkich procesów pozwoli na zidentyfikowanie obszarów, które wymagają objęcia systemem CRM.

 

 

Wybór rozwiązania – od leadu po raportowanie

 

Znając potrzeby i obszary do objęcia systemem CRM możemy przystąpić do poszukiwania najlepszego rozwiązania. I tutaj znowu – darmowe systemy mogą sprawdzić się nieźle jako narzędzie do zarządzania książką adresową, ale mogą nie być najlepiej dostosowane do przypisywania zadań pracownikom. Darmowe rozwiązania zazwyczaj nie oferują zbyt szerokiej opcji raportowania działań. Ważne jest także dostosowanie CRM-u do specyfiki pracy sprzedawców. Jeśli pracują oni w terenie, dużym ułatwieniem dla nich będzie możliwość pracy na mobilnej aplikacji (rejestracja spotkań, telefonów itp).

 

Wdrożenie rozwiązania – optymalizacja CRM

 

Przy wdrażaniu wybranego rozwiązania kluczowa jest konsekwencja i umiejętne przeniesienie opisanych już procesów do logiki działania systemu. Ważne jest to, żeby informacje przez system przechodziły tak samo, jak w codziennej praktyce firmy. Hierarchia użytkowników musi być ustawiona w ten sam sposób jak w firmie, podobnie też muszą być ustawione dostępy do danych i zabezpieczenia systemu.

Na tym etapie może okazać się konieczne skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, która przygotuje i wdroży system najlepiej dopasowany do naszych potrzeb, a później przeniesie historyczne dane do nowego systemu.